Automatyzacja procesów biznesowych
Połączymy narzędzia, z których już korzystasz, i zdejmiemy z Twoich ludzi powtarzalną pracę: przepisywanie danych między systemami, ręczne zestawienia, pilnowanie, czy ktoś odpisał na zapytanie. Zaczniemy od policzenia, ile godzin miesięcznie to zajmuje.
- Bezpłatna analiza procesu przed wyceną wdrożenia
- Scenariusze powstają na Twoich kontach, a przy n8n także na Twojej infrastrukturze
- Dokumentacja scenariusza, żeby dało się go przejąć bez nas
Wycena w jeden dzień roboczy
Zostaw kontakt i adres strony. Sprawdzimy, na czym stoisz, i odpiszemy z konkretną propozycją.
Brzmi znajomo?
Cztery sytuacje, od których zwykle zaczyna się rozmowa o automatyzacji:
- Ktoś w firmie co miesiąc przepisuje te same dane z jednego systemu do drugiego, bo nikt nigdy ich nie połączył.
- Raport dla zarządu powstaje ręcznie przez pół dnia, a dane, z których się składa, i tak siedzą już w trzech narzędziach.
- Zapytanie od klienta przychodzi na wspólną skrzynkę i czeka, aż ktoś je zauważy - czasem dwie godziny, czasem dwa dni.
- Firma płaci za pięć narzędzi, z których żadne nie rozmawia z pozostałymi, więc pracownicy są klejem między nimi.
W każdym z tych przypadków pierwszy krok jest ten sam: policzyć, ile godzin miesięcznie zjada dana czynność i ile kosztuje jej automatyzacja. Jeśli wyjdzie, że zwrot następuje po trzech latach, powiemy to wprost i odradzimy wdrożenie.
Obszary, którymi zajmujemy się osobno
Co zrobimy w Twojej firmie
Zakres zależy od tego, ile systemów trzeba połączyć i czy mają otwarte interfejsy. Te sześć elementów pojawia się zawsze.
Mapa procesu
Rozpisujemy krok po kroku, jak dziś przebiega dana czynność i kto co robi. Zwykle właśnie na tym etapie okazuje się, że dwa kroki są zbędne niezależnie od automatyzacji.
Rachunek opłacalności
Godziny miesięcznie razy koszt godziny, zestawione z kosztem wdrożenia i utrzymania. Najpierw szacujemy odzyskany czas, a po ustaleniu kosztu wdrożenia i utrzymania wracamy z wyliczeniem opłacalności.
Budowa scenariusza
Łączymy systemy przez ich interfejsy programistyczne w n8n, Make lub Zapier. Wybór narzędzia wynika z liczby operacji i wymagań wobec danych, nie z naszych przyzwyczajeń.
Obsługa błędów
Co się dzieje, gdy system po drugiej stronie nie odpowie albo przyjdą dane w złym formacie. Scenariusz bez tej warstwy działa do pierwszej awarii, o której nikt się nie dowie.
Testy na realnych danych
Uruchamiamy równolegle z dotychczasowym sposobem pracy i porównujemy wyniki, zanim ktokolwiek zacznie na tym polegać.
Dokumentacja i przekazanie
Opis scenariusza, dostępy i instrukcja, co zrobić, gdy coś przestanie działać. Ma to działać także wtedy, gdy przestaniemy współpracować.
Jak będzie wyglądać nasza współpraca
Cztery kroki w tej kolejności. Pierwszy nic Cię nie kosztuje.
- 01
Rozmowa i analiza procesu
Bezpłatnie. Pytamy, co zajmuje najwięcej czasu, i patrzymy, czy da się to sensownie połączyć. Czasem wniosek brzmi: zmieńcie kolejność kroków, automatyzacja nie jest potrzebna.
- 02
Wycena i priorytety
Lista procesów uszeregowana według stosunku oszczędzonego czasu do kosztu wdrożenia. Zaczynamy od jednego, nie od wszystkich naraz.
- 03
Budowa i testy
Scenariusz powstaje na Twoich kontach. Uruchamiamy go równolegle z dotychczasowym trybem pracy i porównujemy wyniki przez kilka dni.
- 04
Przekazanie albo utrzymanie
Dostajesz dokumentację i możesz prowadzić to samodzielnie. Jeśli wolisz nie zajmować się awariami, zostajemy na abonamencie - to Twoja decyzja, nie warunek.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych
Automatyzacja procesów biznesowych polega na tym, że powtarzalne czynności wykonywane dotąd ręcznie przejmuje oprogramowanie łączące systemy firmy - dane przechodzą między nimi same, bez człowieka jako pośrednika.
Mowa o automatyzacji pracy biurowej i przepływu informacji, nie o liniach produkcyjnych czy robotach w magazynie - to osobna dziedzina i osobne firmy. My zajmujemy się tym, co dzieje się między formularzem na stronie, skrzynką mailową, systemem sprzedaży i arkuszem, w którym ktoś ręcznie zestawia wyniki.
- Scenariusz automatyzacji
- Zapisany ciąg kroków uruchamiany przez zdarzenie: przyszło zapytanie, minęła doba, pojawiło się nowe zamówienie. Każdy krok pobiera dane, przekształca je albo wysyła dalej. Dobrze zbudowany scenariusz ma też ścieżkę na wypadek błędu - bez niej cicha awaria potrafi trwać tygodniami.
Sens tej pracy sprowadza się do jednej liczby: ile godzin miesięcznie zajmuje dziś dana czynność. Jeśli dwie, automatyzacja rzadko się opłaca. Jeśli dwadzieścia i wykonuje je osoba, której czas jest wart więcej, rachunek zamyka się zwykle w kilka miesięcy.
Co da się zautomatyzować w małej firmie
Najczęściej opłaca się automatyzować obieg zapytań od klientów, raportowanie, wystawianie i pilnowanie dokumentów oraz przenoszenie danych między sklepem, systemem sprzedaży i księgowością.
| Proces | Jak wygląda dziś | Co się zmienia |
|---|---|---|
| Obieg zapytania od klienta | Formularz idzie na wspólną skrzynkę, ktoś musi zauważyć | Zapytanie trafia do właściwej osoby w minutę, z powiadomieniem na telefon |
| Raportowanie | Ktoś co miesiąc zbiera dane z kilku narzędzi do arkusza | Zestawienie składa się samo i czeka gotowe pierwszego dnia miesiąca |
| Dokumenty sprzedażowe | Faktura wystawiana ręcznie po każdym zamówieniu | Dokument powstaje automatycznie, człowiek tylko zatwierdza wyjątki |
| Dane między systemami | Eksport do pliku i import w drugim narzędziu | Systemy wymieniają się danymi bezpośrednio, bez pliku pośredniego |
| Przypomnienia i terminy | Ktoś pamięta albo nie pamięta o kontakcie po ofercie | Przypomnienie wychodzi samo po ustalonym czasie bez odpowiedzi |
Dwa obszary zasługują na osobne strony, bo mają własną logikę i własne narzędzia: automatyzacja marketingu oraz automatyzacja sprzedaży. Pierwsza zdejmuje pracę z kampanii i komunikacji, druga pilnuje, żeby zdobyty kontakt nie zginął.
Na czym to budujemy
Korzystamy z trzech narzędzi: n8n, gdy zależy nam na kontroli nad danymi i braku opłat za liczbę operacji, oraz Make i Zapier, gdy liczy się szybkość uruchomienia i gotowe połączenia.
| Narzędzie | Kiedy je wybieramy | Koszt |
|---|---|---|
| n8n | Dużo operacji, wrażliwe dane, potrzeba własnej infrastruktury | Serwer, brak opłat za liczbę uruchomień |
| Make | Rozbudowana logika, przyzwoity stosunek ceny do liczby operacji | Abonament zależny od liczby operacji |
| Zapier | Proste połączenia, najwięcej gotowych integracji | Abonament, najdroższy przy dużej liczbie zadań |
| Bezpośrednio przez interfejs programistyczny | Gdy scenariusz jest prosty, a zależy nam na zerowej zależności od pośrednika | Tylko czas wdrożenia |
Przy większej liczbie operacji różnica w kosztach robi się dotkliwa: w narzędziach abonamentowych koszt rośnie wraz z liczbą operacji, zadań albo kredytów, a przy kilkudziesięciu tysiącach miesięcznie rachunek potrafi przewyższyć koszt własnego serwera. To główny powód, dla którego coraz częściej proponujemy wdrożenie n8n. Przy kilkuset operacjach miesięcznie sytuacja jest odwrotna i szkoda pieniędzy na własną infrastrukturę.
Ile kosztuje automatyzacja procesów
Koszt składa się z jednorazowego wdrożenia, abonamentów za używane narzędzia oraz opcjonalnego utrzymania - a punktem odniesienia jest liczba godzin, które automatyzacja zdejmuje z ludzi co miesiąc.
- Wdrożenie: rozliczane projektowo, po analizie procesu. Proste połączenie dwóch systemów to inna skala niż obieg dokumentów w kilku działach.
- Narzędzia: abonament w Make lub Zapier albo koszt serwera przy n8n. Podajemy to osobno, bo trafia do dostawcy, nie do nas.
- Utrzymanie: opcjonalny abonament miesięczny za czuwanie nad awariami i zmiany w scenariuszach. Bez niego dostajesz dokumentację i prowadzisz to samodzielnie.
Do wyceny doliczamy też szacowany koszt utrzymania: interfejsy zewnętrznych systemów się zmieniają, a scenariusze od czasu do czasu przestają działać. Automatyzacja nie jest zakupem jednorazowym, tylko czymś, co trzeba doglądać. Dlatego przy każdej wycenie podajemy również szacowany koszt utrzymania, zamiast pokazywać samą kwotę wdrożenia.
Kiedy automatyzacja nie ma sensu
Automatyzacja nie opłaca się przy czynnościach wykonywanych rzadko, przy procesach, które wciąż się zmieniają, oraz wtedy, gdy problemem jest sam proces, a nie brak narzędzia.
- Czynność zajmuje godzinę miesięcznie. Wdrożenie zwróci się po latach, a przez ten czas i tak trzeba je utrzymywać.
- Proces zmienia się co kwartał. Automatyzacja utrwala ustalony przebieg - jeśli przebieg jest płynny, scenariusz będzie ciągle do przebudowy.
- Problemem jest to, że nikt nie wie, kto za co odpowiada. Automatyzacja bałaganu daje szybszy bałagan, nie porządek.
- System nie ma interfejsu programistycznego i jedyna droga to symulowanie klikania przez człowieka. Takie rozwiązania psują się przy każdej aktualizacji.
- Decyzja w procesie wymaga oceny sytuacji, a nie zastosowania reguły. Wtedy automatyzujemy przygotowanie danych, a decyzję zostawiamy człowiekowi.
Ostatni punkt jest granicą, którą warto znać także wtedy, gdy rozmawiasz z inną firmą. Automatyzacja dobrze zastępuje czynności powtarzalne i opisane regułą. Tam, gdzie potrzebna jest ocena, sensowniejsze bywa wsparcie decyzji - i tym zajmują się wdrożenia AI, opisane osobno.
Czego nie robimy
Kilka zasad, od których nie odstępujemy - również wtedy, gdy klient prosi.
- Nie automatyzujemy procesu, którego opłacalności nie da się policzyć. Najpierw liczba godzin, potem wycena.
- Nie budujemy scenariuszy na kontach agencji. Wszystko powstaje na Twoich dostępach i zostaje u Ciebie.
- Nie oddajemy wdrożenia bez dokumentacji. Rozwiązanie, które rozumie tylko wykonawca, jest zobowiązaniem, nie korzyścią.
- Nie opieramy krytycznych procesów na symulowaniu klikania w interfejsie, jeśli istnieje zwykłe połączenie systemów.
- Nie obiecujemy oszczędności etatu. Automatyzacja zdejmuje konkretne godziny z konkretnych czynności - i tak to rozliczamy.
Sprawdźmy, gdzie tracisz klientów
Bezpłatna analiza pokazuje, na jakich frazach jesteś widoczny, gdzie wyprzedza Cię konkurencja i co da się poprawić najszybciej. Dostajesz konkretną listę, nie prezentację sprzedażową.
Pytania, które dostajemy najczęściej
Nie ma tu odpowiedzi na Twoje pytanie? Napisz - odpiszemy w ciągu jednego dnia roboczego.
Od czego zacząć, jeśli nie wiem, co da się zautomatyzować?
Czy to zadziała z programem, którego używamy?
Ile trwa wdrożenie?
Co się stanie, gdy scenariusz przestanie działać?
Czy nasze dane są bezpieczne?
Czy automatyzacja oznacza zwolnienia?
Automatyzacja procesów - zacznij od wyceny
Napisz, czym się zajmujesz i czego potrzebujesz. Odpiszemy w ciągu jednego dnia roboczego z konkretną propozycją.